情報処理安全確保支援士
masazan (masazan)
情報処理安全確保支援士のmasazanと申します。
サイバーセキュリティ情報をわかりやすく発信します！
～～～セキュリティの基本を体系的に学べます～～～
「会社のIT資産管理、一体何から手をつければいいんだ…」
管理されていないパソコンやライセンスを前に、一人で頭を抱えていませんか？
IT資産管理は自社にあるパソコンやサーバ、ネットワーク機器などを管理し、適切な更改・保守・資源の有効活用などに活用します。
IT資産管理が行えていない場合、サポート切れにより入れ替えの必要がある機器の特定や、脆弱性パッチを適用する対象の素早い特定ができません。
今回の記事は、これらの課題を解消する資産管理の基本から無料テンプレートの活用法、将来的なツール移行までを解説します。
まずはシンプルな台帳作成から社内のIT環境を整理していきましょう。
IT資産管理台帳の重要性とは
IT資産管理とは自社で利用しているPC・サーバ・通信機器・クラウドサービスといった企業活動を支える重要な機器やサービスを適切に把握し運用する業務です。
OSのサポート切れによる機器の入れ替えやパッチ適用の有無などを把握し、企業活動を安全に継続できるようになります。
昨今ではサイバー攻撃の進化により脆弱性対応のパッチ適用やフィルタリングといった迅速な対策が強く求められています。
IT資産管理が行われていれば、対策の必要な機器を素早く特定し、迅速な対応が可能です。
また、社内に点在する機器の全体像を明確にできれば、今後のセキュリティ対策や予算計画の基礎データとして活用できます。
IT資産管理は企業の成長に必要な管理業務の1つといえるでしょう。
まずは自社の資産実態を把握するシンプルなIT資産管理台帳
自社のIT環境をスモールスタートで把握するには、無料のテンプレートを活用するのが効率的です。
本来なら専用のソフトウェアを導入するのが望ましいのですが、コストや本格的な稼働までにかなりの時間が必要です。
さらに、自社に適した専用ソフトウェアを選定には、実際に運用を経験し、課題を明確にしてから選ぶと投資が無駄になりません。
まずは、手作業の台帳を用いたスモールスタートで実際の業務を経験してから次のステップへ進むと良いでしょう。
複雑な管理を避けてスモールスタートで始める重要性
最初はパソコンやソフトウェアといった必要最低限の情報をまとめる作業から着手しましょう。
既存のフォーマットを利用すれば、一から表を作成する手間を省き、すぐに自社の現状を把握する作業に取り掛かれます。
管理の初期段階において最も重視すべきなのは、小さいながらも素早く始めることです。
最初から完璧な台帳を目指してすべての項目を埋めようすると、業務負担が爆発的に増加し、いつまでたっても台帳が完成しないという状態に陥りかねません。
まずは社内にあるパソコンやサーバーを把握する段階から始め、徐々に管理対象を広げていきましょう。
最低限の情報だけでも一覧化できていれば、サポート切れの機器を使ったり、ライセンスが切れたりといったトラブルを未然に防げます。
日々の運用が軌道に乗ってきた段階で、少しずつソフトウェアやクラウドサービスの契約情報などを追加していく手順が理想的です。
ExcelやGoogleスプレッドシートを用いたIT資産管理台帳の作り方
台帳の初期段階において、すべての機器やソフトを完璧に記載するのは非常に困難な作業です。
最初は会社全体でどのような機器やサービス・ライセンスを利用しているのかを把握してください。
全体像が明らかになった後に各項目の詳細な情報を追記していく運用方法が、担当者の負担が少ない進め方です。
特に台帳に記載すべき主な項目は、以下のとおりです。
- パソコンやサーバーおよびネットワーク機器：OSの種類とバージョン、保守の期限
- 各種ソフトウェアのライセンス：購入した個数と利用期限
- SaaSなどのクラウドサービス：契約しているライセンスの形態と利用可能な期間
特にOSやバージョンは脆弱性検知や機器更改のタイミングを図る上で重要です。
この過程で、自社にはどのような機器が多く、なにが管理できていない点を洗い出すとよいでしょう。
テンプレートが必要な方は以下のボタンからダウンロードしてください。（登録不要）
手動のIT資産管理が限界を迎える背景
IT資産管理台帳を作成していくうちに、普段の業務で意外と多くのIT資産を利用している事実に気づくはずです。
多数のIT資産を管理し続けると、段々と日々の更新作業が間に合わなくなってきます。
限界を迎える主な原因は、以下の通りです。
- 更新漏れにより台帳と実態が乖離する
- 勝手な機器移動により管理しきれなくなる
- 複雑なライセンス形態が把握できず不足や余剰が起きる
手作業のままでは管理しきれず、保守期限切れによる想定外の修理費や、ライセンス失効によりサービスが停止するリスクが高まります。
それぞれの原因を詳しく見ていきましょう。
更新漏れにより台帳と実態が乖離する
手作業による入力作業を長く続けていると、いずれ必ず台帳の記録と実際の機器状況に大きなズレが生じ始めます。
従業員の入社や退職に伴うパソコンの割り当て変更を、毎回手作業で表へ反映し続ける作業は困難です。
部署の異動や機器の故障による急な交換が発生した際に、担当者が多忙だと表の更新をつい後回しにしてしまいがちです。
日々の小さな更新漏れが積み重なっていくと、誰がどのパソコンを使用しているのか把握できない状態に陥ります。
記録と実態が離れてしまった台帳は管理資料としての価値を失い、いざというときの調査に対応できません。
企業の規模が拡大して管理対象の機器が増えるほど、手作業による台帳維持の限界はより早く現れるようになります。
勝手な機器移動により管理しきれなくなる
管理者の許可を得ずに従業員がパソコンや周辺機器を別の部署へ移動させてしまう運用は、手動管理の大きな障壁と言えるでしょう。
プロジェクトの都合やレイアウト変更に合わせて、現場の判断でモニターやWi-Fiルーターの設置場所を変えるケースは十分に発生します。
手動の管理体制では、ネットワーク上から物理的な機器の移動をリアルタイムに検知する手段が用意されていません。
機器の棚卸しを実施した際に初めて所在不明のパソコンが発覚し、社内をくまなく探し回る無駄な業務が発生します。
重要な業務データが入った端末がどこにあるのか分からない状況は、企業にとって深刻な情報漏えいのリスクをもたらす危険な状態です。
機器の無断移動を防ぐルール作りはもちろん重要ですが、目視と手作業だけに頼った所在確認はいずれ破綻する運命にあります。
複雑なライセンス形態の把握漏れと更新漏れ
ソフトウェアやクラウドサービスの契約は複雑であり、手動での管理では期限の把握漏れといった重大なミスになりかねません。
製品ごとにユーザー単位やデバイス単位など条件が細かく異なり、すべての規約を手作業の表で正確に維持するのは困難です。
担当者の見落としで利用期限が切れてしまうと、ある日突然重要な業務システムへログインできなくなり業務が停止してしまいます。
気づかないうちに上限を超えてソフトウェアをインストールした場合、メーカーから多額の違約金を請求される可能性も否定できません。
特に複数の部門で個別にクラウドサービスを調達している環境では、一人情シスが全体像を手動管理するのは困難です。
企業の社会的信用を守るためにも、複雑化するライセンスの更新状況を正確に可視化できる専門的なソフトウェアの導入がいずれ必要となるでしょう。
業務効率化を実現するIT資産管理ソフトウェアの必要性
業務効率化を実現するIT資産管理ソフトウェアの必要性は、以下の通りです。
- 自動収集による台帳の作成と維持
- ログ管理や操作制限によるセキュリティ対策の強化
- ライセンス数の管理や有効期限の抽出
資産管理システムを導入して日々の負担を減らしつつ安全性を高めましょう。
自動収集による台帳の作成と維持
専用のIT資産管理ソフトウェアを導入する最大のメリットは、ネットワーク経由でインベントリ情報を自動的に収集できる機能です。
各パソコンにインストールされたソフトウェアの種類やOSのバージョンをシステムが定期的に収集し台帳を自動で更新してくれます。
担当者がわざわざ各部署を回って機器の状況を確認したり、台帳を手作業で書き換えたりする面倒な手間を削減できます。
常に最新の状態がシステム上に保持されるため、実態と台帳のズレに悩まされる心配がありません。
自動化によって正確な資産管理が可能となり機器の更改やパッチ適用対象の選定などが迅速に行えるようになります。
自動化によって削減された時間をセキュリティポリシーの策定など、本来の情シス業務に振り向けられるようになるでしょう。
ログ管理や操作制限によるセキュリティ対策の強化
専用のIT資産管理ソフトウェアは単なる台帳の代わりにとどまらず、従業員のパソコン操作を監視するログ管理機能を備えています。
誰がいつどのファイルをUSBメモリへコピーしたといった詳細な履歴を記録し、内部不正による情報の持ち出しの証跡を明らかにします。
業務に無関係なウェブサイトへのアクセスや、未承認ソフトウェアのインストールをシステム側でブロックすることも可能です。
万が一ウイルス感染などのセキュリティ事故が発生した場合でも、保存された操作ログを遡り原因を特定できます。
機器の把握と情報漏えい対策を一つのツールで統合的に行える点が、専用のソフトウェアを導入する意義と言えるでしょう。
ライセンス数の管理や有効期限の抽出
複雑化するソフトウェアやクラウドサービスの契約状況も、専用システムを利用すれば一元的に管理できるようになります。
購入したライセンスの利用数をリアルタイムで把握し、余っているライセンスを割り当てられるようになります。
余剰分を有効活用してライセンスの無駄な追加購入を防ぎ、コスト削減を実現可能です。
さらに各契約の更新日やサポート期限が近づいたタイミングで管理者へ自動的にアラートメールを送信する機能も便利です。
便利なアラートを活用すれば期限切れによる業務システムの停止や、メーカーからの違約金請求といったトラブルを未然に防げます。
手作業では見落としやすい細かい期限の抽出をシステムへ任せ、効率的なIT投資を行っていきましょう。
中小企業向けおすすめのIT資産管理ソフト3選
中小企業向けおすすめのIT資産管理ソフトは以下の3つです。
- SKYSEA Client View
- LANSCOPE エンドポイントマネージャー
- AssetView
Microsoft intuneやGoogle Workspaceでも管理できますが、初めての資産管理ソフトには問い合わせのしやすい国産メーカをおすすめします。
また、紹介する3製品はすべて管理コンソールから各パソコンへのリモート接続機能を備えています。
従業員から問い合わせを受けた際に相手の画面を直接操作できるため、一人情シスの負担を劇的に軽減可能です。
どの製品も使いこなせば、セキュリティの飛躍的な向上と管理業務の効率化を高いレベルで両立できるでしょう。
これ以外の製品を選択する場合は資産情報を収集する方式に注意が必要です。
ネットワークを検知して資産の情報を読み取るエージェントレス方式の場合、USBの接続履歴や詳細な操作ログの保存ができません。
機器の実態を正しく把握するためにも、専用のエージェントを各パソコンやサーバーにインストールする形式のソフトウェアを選定しましょう。
それぞれの特徴を比較して自社に最適な製品を選定してください。
SKYSEA Client View
国内シェアトップクラスを誇り、直感的な操作画面が支持を集めているクライアント運用管理ソフトウェア（SKYSEA Client View）です。
資産の自動収集はもちろん、USBメモリの使用制限やウェブサイトの閲覧監視など情報漏えい対策に必要な機能が揃っています。
セキュリティ対策にも力を入れており、純国産のエンドポイントセキュリティソリューションである「FFRI yarai」と連携できます。
日本企業ならではの充実したサポート体制は、初めてシステムを導入する企業にとって安心材料と言えるでしょう。
LANSCOPE エンドポイントマネージャー
パソコンはもちろん、スマートフォンの管理にも古くから定評がある統合型エンドポイントセキュリティ（LANSCOPE エンドポイントマネージャー）です。
ライセンスの利用状況を視覚的なグラフで表示する機能に優れており、余剰ライセンスの発見と大幅なコスト削減を素早く実現可能です。
サーバーの構築が不要なクラウド版を選択すれば、初期費用と導入までの期間を大幅に圧縮してスムーズに運用を開始できます。
AssetView（アセットビュー）
企業に必要な機能を組み合わせて導入できる、柔軟性の高い統合型IT資産管理システム（AssetView）です。
最初はインベントリ収集と台帳管理の機能だけを安価に導入し、予算や組織の成長に合わせて後からログ管理などを追加できます。
必要な機能に絞って投資できるため、スモールスタートから徐々にセキュリティを強化していきたい企業にお勧めできます。
ファイルの自動暗号化やランサムウェア対策など、資産管理の枠を超えた高度なセキュリティ機能まで単一のプラットフォームで拡張可能です。
※筆者が実務で活用しているのもAssetViewになります。
まとめ
IT資産管理の第一歩として、まずは無料のテンプレートを活用し、社内の機器状況を可視化するスモールスタートをおすすめします。
企業の成長に伴って各種機器やライセンスの数が増加すると、手動による更新作業はいずれ限界を迎え、深刻なリスクを引き起こしかねません。
台帳と実態の乖離や業務停止のリスクを確実に防ぐためには、自動収集機能を備えた専用ソフトウェアの導入が解決策となります。
専用のソフトウェア導入により、日々の管理業務の大幅な効率化と強固なセキュリティ対策の両立を可能です。
自社の現状と将来の企業戦略を見据え、手動での管理から最適なシステムへの移行を計画的に進めていきましょう。
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